Как систематизировать работу в команде?
Бизнес растёт, но все записи на бумажках? Зашиваетесь в информации? Горят задачи отделов? Хотите освободить своё время?
Шаблон подойдёт вам, если:
- У вас маркетинговое агентство, и вы занимаетесь СММ-сопровождением, продвижением аккаунтов
- Вы ищете удобный инструмент для ведения проектов с возможностью делиться рабочей страницей с клиентом
- Вы хотите собрать всю информацию по проектам в одно место, вместо Телеграма-Гугл диска-почты-Инстаграма-Трелло и т.д.
- Ваши платёжки теряются, в конце месяца экономика не сходится
- Вы или ваши менеджеры забываете про “касания с клиентами” — клиенты сливаются
- Клиенты “вертят” вами и требуют оказывать услуги, которых не было в договоре
- Члены вашей команды не знают своих коллег, не имеют представления, чем занимаются другие отделы
Онлайн-офис полностью покрывает требования по организации следующих бизнес-процессов:
- проведение планёрок
- брейншторм, запись новых идей
- ведение клиента менеджером по продажам
- ведение нескольких проектов по одному клиенту
- учёт сотрудников
- документооборот
- учёт доходов и расходов + платёжный календарь + учет остатков на счетах
- портфолио с кейсами компании
- база знаний + оргполитика компании
- личные кабинеты для сотрудников
- страница проекта = основная рабочая страница для маркетологов (контент-план, медиаплан, база рекламодателей, база соцсетей, работа с бюджетом на маркетинг)
Структура данного шаблона основана на базовом шаблоне Онлайн-офиса и взаимодействии с 10+ маркетинговыми агентствами. То, что есть внутри - облегчит вашу работу. Проверено.
К шаблону прилагаются инструкции по использованию и раздаче доступов сотрудникам.
Что внутри?
Ведение проектов
По праву, важнейший функционал Онлайн-офиса. С помощью единой базы проектов вы сможете контролировать прогресс исполнения проектов, собрать на одной странице все материалы, которые сейчас находятся на облачных дисках, в чатах, у кого-то на компьютере локально, а может и вовсе в уме.
Мы совместили планирование контента и рекламных постов в один календарь, чтобы вы могли отслеживать порядок выхода публикаций.
Также мы предусмотрели возможность ведения бюджета на продвижение - это позволит эффективно распределять ресурсы и контролировать расходы на различные виды рекламных активностей.
База рекламодателей поможет хранить данные и условия сотрудничества с блогерами и другими платформами, а также отслеживать статистику и эффективность рекламных кампаний.
В базе социальных сетей можно хранить ссылки, доступы, смотреть рекламодателей, контент-план и медиаплан по каждой отдельной соцсети.
Учёт сотрудников
Страница каждого сотрудника является по сути его портфолио, папкой сотрудника. При проведении входных и выходных интервью можно опираться на информацию, которая есть здесь.
Проведение планёрок
На странице планёрки удобно вести заметки по встрече и сразу же добавлять задачи и назначать их на исполнителей — так вы не забудете о договорённостях именно с этой встречи.
Документооборот
Для занесения документов в базу, в первую очередь, нам нужно составить эти документы в Word или аналогах и только затем внести их в базу. В таблицу выносим отдельные параметры: стоимость оказания услуг, дата заключения, статус подписания и оплаты, PDF документа или общедоступная ссылка.
Учёт доходов и расходов
База доходов и расходов — это по сути ваше личное банковское приложение, только все доходы и расходы вы заносите сюда самостоятельно. Все доходные операции заносятся со знаком плюс, расходные — со знаком минус, для корректного подсчёта остатков.
База знаний
Ваша корпоративная база знаний - это виртуальная мекка, в которую будут "ходить" сотрудники при любом удобном случае.
Здесь находятся как учебные материалы, полезные для изучения новыми членами команды, так и регламенты и другие документы оргполитики.
База кейсов / Портфолио / Каталог
Страница "Наше портфолио" позволяет делиться с потенциальнымии клиентами вашими кейсами. Теперь не нужно заваливать лида ссылками на папки в гугл-диске или создавать отдельный сайт, который сложно поддерживать. Все изменения вносятся прямо в Notion и обновляются в режиме реального времени.
